INTEGRITETSPOLICY

Koppens arbete med GDPR och personuppgifter.
På Koppen har vi alltid känt starkt för integritet och skydd av vår kunddata.
Med GDPR (General Data Protection Regulation) stärker vi nu våra ansträngningar inom dessa områden så att du, dina anställda kan vara övertygade om att vi hanterar era uppgifter med omsorg.

Vad är GDPR
General Data Protection Regulation (GDPR), är en EU-förordning som träder i kraft den 25 maj 2018 i alla medlemsstater. Förordningen är utformad för att stärka skyddet av personuppgifter och förena förordningarna inom EU: s medlemsstater och ersätter därför den svenska personuppgiftslagen (PuL). I jämförelse med PuL går den nya förordningen vidare med strängare kontrollmekanismer och tar en starkare inställning till enskildas rättigheter, vilka data som behandlas, varför det behövs och med större insyn för kunderna/er.

Varför informerar vi dig?
Vi vet att det är viktigt för dig hur information om dig behandlas.
Denna Policy beskriver i detalj hur vi samlar in, bearbetar, använder och överför (gemensamt "behandlar") dina personuppgifter. Mot bakgrund av att denna Policy innehåller omfattande information Personuppgifter är information som avser en individ som kan identifieras med hjälp av informationen, oavsett om det är tillsammans med annan information.
Vanliga personuppgifter som behandlas av Koppen i vår dagliga verksamhet är namn, adress, telefonnummer och mejladress.

Behandling av dina personuppgifter
Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
De flesta personuppgifter vi behandlar har vi fått från dig eller din arbetsgivare när vi ingår avtal t.ex. för betalning av fakturor, leveranser, beställning, service eller utfört servicearbete. Men också för att uppfylla våra juridiska skyldigheter eller för att driva vår verksamhet åt rätt håll.
De personuppgifter vi samlar in, den lagliga grunden för behandlingen och ändamålen med behandlingen beskrivs nedan, notera gärna att vilka av nedan angivna uppgifter som behandlas av oss variera. Ibland kan behandlingen utföras av tredje man, inklusive andra bolag som har fått i uppdrag av oss att behandla dina personuppgifter.

Personuppgifter
- Uppgifter för administration av kund- och leverantörsregister eller kund- och leverantörsförhållanden (innefattat namn på kontaktpersoner, personnummer, kontaktuppgifter så som telefonnummer, e-post- och företagsadress samt jobbtitel och arbetsfunktion).
- Kommunikationsdata exempelvis e-post/utskick

Grund för behandlingen
- Det är nödvändigt för att fullgöra eller ingå avtal med företaget/dig för vårt berättigade intresse av att utveckla verksamheten och kommunicera med våra kontakter.
- Det är nödvändigt för att vi ska kunna kommunicera inom ramen för samarbetet eller uppdraget.

 Ändamål med behandlingen
-
Krävs för att fullgöra våra skyldigheter enligt vårt avtal med dig/företaget genom att exempelvis kommunicera med dig, hantera redovisning- eller fakturering. Uppgifterna kan också användas för affärsutveckling, marknadsanalys och statistik  vilket då sker baserat på vårt berättigade intresse av att utveckla verksamheten och kommunicera med er.
-
Detta krävs så att vi kan fullgöra våra skyldigheter gentemot varandra enligt det avtal som finns mellan oss och företaget/dig för att uppfylla vårt berättigade intresse av att kommunicera med dig inom ramen för samarbete, erbjudanden och information.

Delar Koppen dina personuppgifter med andra?
De personuppgifter som Koppen delar med en tredje part är endast era mejladresser där vi använder ett system för att kunna skicka ut information, erbjudande mm med e-postmarknadsföring.
Syftet är att kunna bedriva vår verksamhet och kunna uppfylla vårt gemensamma avtal.
Tillgången till uppgifterna är begränsad och beviljas endast mot bakgrund av behovet ovan.

Tjänsteleverantörer
Vi använder tredjepartsleverantörer som tillhandahåller vissa tjänster, inklusive IT-tjänster, revisions- och säkerhetstjänster, reklambyråer. När tjänsterna tillhandahålls kommer dina personuppgifter, om så är aktuellt, att behandlas av tjänsteleverantören på uppdrag av oss. Se information ovan.

Vi kommer att kontrollera varje tredje part som vi använder oss av för att säkerställa att de kan ge tillräckliga garantier vad gäller sekretess och säkerhet för dina personuppgifter. Vi kommer att ha skriftliga avtal med dem där de garanterar att de kommer att skydda dina uppgifter samt garantera att de följer vår standard för datasäkerhet och våra begränsningar avseende internationell överföring av personuppgifter.

Utlämnande av uppgifter till tredje part
Under vissa omständigheter delar vi och/eller är skyldiga att dela dina personuppgifter med tredje part utanför Koppen för de ovan beskrivna ändamålen och/eller i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Dessa tredje parter består av:

  • Administrativa myndigheter (ex. skattemyndigheter, kronofogden)
  • finansiella institut
  • försäkringsgivare
  • polis, åklagare
  • externa rådgivare

Hur skyddas mina personuppgifter?
Koppen använder avancerade IT-säkerhetssystem för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till dina personuppgifter. Vi har särskilt vidtagit lämpliga säkerhetsåtgärder mot olaglig eller obehörig behandling av personuppgifter och mot oavsiktlig förlust av eller skada på personuppgifter. Tillgång till dina personuppgifter beviljas endast personer för vilka det är nödvändigt för att de ska kunna genomföra sina arbetsuppgifter.

Hur länge sparar Koppen mina personuppgifter?
Vi kommer att spara dina personuppgifter så länge vi behöver dem för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in (se ovan) och för att följa lagar och fullgöra rättsliga förpliktelser.
Detta kan innebära att vissa uppgifter sparas längre än andra.

Vem är personuppgiftsansvarig?
Koppen är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi bestämmer varför och hur dina personuppgifter behandlas. För kontaktuppgifter för att få veta mer om vilka uppgifter vi har på dig ring 021-30 11 06 eller mejla till oss på info@koppen.se

Frågor och funderingar
Om du vill ha mer information om dina rättigheter, inklusive rätten till tillgång och korrigering av felaktiga uppgifter, var vänlig kontakta oss på 021-30 11 06 eller skicka ett mail till info@koppen.se

Surahammar 2018-05-25


________________________________

Fredric Dahlgren
Koppen AB

 

Koppen AB, Enbärsvägen 7, 735 37 SURAHAMMAR    •   Telefon:  021 - 30 11 06   •   Epost: info@koppen.se

                                                                                                     Copyright © 2016 Koppen AB.      Design by Combiz